Vom Wert einer SFZ – störungsfreies Arbeiten

Immer verfügbar – ein Gewinn?

Studien haben ergeben, dass Mitarbeiter statistisch gesehen alle 11 Minuten in ihrer Arbeit unterbrochen werden. Telefon, Messenger, E-Mail, Chef, Kollegin – die Quellen für Unterbrechungen sind vielfältig.

Kombiniert mit einem weiteren Studienergebnis, das besagt, dass das Gehirn ca. 15 Minuten benötigt, um sich komplett in ein Thema zu vertiefen, erscheinen erledigte Aufgaben und brauchbare Ergebnisse fast wie ein Wunder.

Häufig in der Arbeit unterbrochen zu werden, führt plakativ gesprochen zum Sägeblatt-Effekt. Sie arbeiten sich in eine Aufgabe ein, dann klingelt das Telefon, zack, Ihre Aufmerksamkeit wendet sich dem Anrufer zu, nach dem Telefonat und einigen Notizen vertiefen Sie sich wieder in Ihre Aufgabe, bis die Kollegin zur Tür reinschaut, „Hast Du mal einen Moment … „, zack …, und so geht es häufig den Tag über weiter. Denken Sie nur an die Benachrichtigung über den Eingang einer neuen E-Mail – zack!

Die Auswirkungen – erheblich

Die Auswirkungen dieser Arbeitsweise? – kennen Sie vermutlich!
Sie benötigen mehr Zeit für die Erledigung der Aufgabe als nötig. Sie werden müde, weil das wiederholte Einarbeiten Kraft kostet. Sie haben das Gefühl, nicht voranzukommen, dabei ist noch so viel auf dem Schreibtisch, die Zeit drängt. Sie sind gestresst und frustriert und zu allem Überfluss schleichen sich Fehler ein. Mit anderen Worten: Es nervt, ist unbefriedigend, lästig, uncool.

Das Zauberwort – SFZ!

Abhilfe können hier SFZs bieten: störungsfreie Zeiten, die Sie sich einmal oder mehrmals täglich Ihrer Produktivität und Zufriedenheit zuliebe gönnen, und von denen auch Ihr Umfeld profitiert. Warum? – ganz einfach: Sie halten Ihre Termine ein, haben bessere Laune und sind entspannter.
Starten Sie z.B. mit einer SFZ von 30 Minuten. Eine am Vormittag und eine an Nachmittag, zum Eingewöhnen sozusagen.
Wie richten Sie sich nun so eine SFZ ein? Fliegen Sie zum Mond! Nein, ernsthaft!

Nutzen Sie Randzeiten

Kommen Sie morgens etwas früher und bearbeiten Sie in dieser Zeit das Wichtigste für heute. Keine E-Mails, keine Telefonate, keine Gespräche, tun Sie so als wären Sie auf dem Mond und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe vor Ihnen.

Schließen Sie die Tür

Schließen Sie Ihre Tür und signalisieren Sie dadurch, dass Sie nicht ansprechbar sind. Hängen Sie einen Zettel mit der Information, wann die Tür wieder „offen“ ist, auf. UND bitte informieren Sie Ihre Hauptkontakte vorher, damit diese wissen, was vor sich geht.
Keine Tür da, Sie arbeiten im Großraumbüro oder mit mehreren in einem Zimmer, dann helfen Ohrstöpsel und ein „Bitte nicht stören-Schild“, einen Kaktus oder einen anderen Hinweis auf dem Schreibtisch. UND … siehe oben. Plus lernen Sie nein zu sagen, für den Fall, dass das Schild übersehen wird. Zeigen Sie: Ich meine es ernst! Tipps zum nein sagen finden Sie im Blogartikel vom 27.Oktober 2017.

Wechseln Sie den Raum

Buchen Sie einen Besprechungsraum, setzen Sie sich in die Kantine, ein Café in der Nähe oder arbeiten Sie nach Abstimmung zu Hause. Kommen Sie nach Absprache erst später ins Büro. Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung, die es Ihnen erlaubt, sich zu konzentrieren.

Schalten Sie Störfaktoren aus

Stellen Sie das Telefon auf die Zentrale, den Anrufbeantworter oder einen Kollegen um, für den Sie das Gleiche auch tun würden.
Schalten Sie jegliche Benachrichtigung über den Eingang einer neuen E-Mail aus und richten Sie sich eine VIP-Benachrichtigung über die Regelfunktion in Outlook ein.

Das Handy ebenfalls ausgeschalten oder im Flugmodus in der Schublade. Freuen Sie sich auf Ihre Nachrichten in der Pause.

Realisieren Sie den Unterschied

Wenn Sie auf Ihren Tag mit SFZs zurückschauen, was war anders, woran bemerken Sie es? Wie sind Sie drauf?

Der Aufschrei

Das klingt ja alles gut und schön, aber das funktioniert alles bei mir nicht. Das kann gut sein! Aus meiner Erfahrung liegen die größten Hindernisse in den selbst gemachten ungeprüften Annahmen, wie: Ich muss erreichbar sein, ich verpasse was. Was sagt mein Chef dazu, meine Kollegen werden komisch gucken, wir dürfen keinen Anrufbeantworter benutzen, das macht meine Chefin nicht mit.

Deshalb klären Sie als erstes für sich: Woran würde ich merken, dass es für mich o.k. ist, meine Tür zu schließen, nur alle 2-3 Stunden meine E-Mails abzurufen oder ein „Bitte nicht stören“ Schild zu etablieren.

Überzeugen Sie sich selbst und probieren Sie es mindestens für eine Woche aus. Viel Erfolg und ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Kommentare!

Kategorie:Blogs von Ulrike Regenscheidt 19. Dezember 2017

Autor:Ulrike Regenscheidt

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