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Personal Kanban im Praxistest

Personal Kanban im Praxistest


Wie Sie mit Personal Kanban Einzelaufgaben abbilden und Bemerkenswertes zum Prioritäten setzen.


Mit dem Blogartikel vom 5.Februar haben Sie erfahren, wie Sie Ihre Projekte mit Personal Kanban zum Abschluss bringen. Heute geht es im ersten Teil des Artikels um die alltäglichen, von Projekten unabhängigen Aufgaben und Routineaufgaben.


Struktur des PK für Einzelaufgaben

Die Struktur des PK für Einzelaufgaben ähnelt dem für Projektarbeit, was nicht weiter verwunderlich ist. Das Backlog als Sammelstelle für alles, was anfällt, hier können Sie mit verschiedenen farbigen Post-it arbeiten, um z.B. Kategorien zu bilden: Administration, Privat, Team, etc. Weiter geht es mit den Spalten: diesen Monat, diese Woche, heute, Gehege/Warten und fertig. Einzel- und Routineaufgaben lassen sich so ganz elegant in Monats- und Wochenplanung überführen. Mit dem Pull-Prinzip kann ich kontinuierlich meine „diese Woche“-Spalte füllen, je nachdem, wieviel Zeit mir neben der Projektarbeit bleibt. Auch hier kann ich einen WIP (Work in Progress limitieren) arbeiten.


Routineaufgaben und Erinnerungen

Angenehm ist es für mich, die wöchentlich wiederkehrenden Routinearbeiten in die Fertigspalte zu kleben. Erledigt prima! Zwar wechseln sie am Freitag aus der „Fertigspalte“ wieder in „diese Woche“ und das ganze Spiel geht von vorne los, aber das gute Gefühl „für diese Woche erledigt!“, bleibt. Was ich auch sehr schätze, wenn ich mir die Haftnotiz „Blogartikel schreiben“ wieder aus „dieser Monat“ in „diese Woche“ ziehen kann. Warum: Ganz einfach – es macht mir Spaß.

Gnadenlos zeigt mir mein Board auch, welche Aufgaben oder Vorhaben unerledigt bleiben oder auch über längere Zeit von mir gar nicht beachtet werden, wie z.B. mein Vorhaben, wieder zum Improvisations-Theater zu gehen. Gleichzeitig natürlich eine gute Gelegenheit, mich zu fragen, wie wichtig es mir im Moment oder überhaupt ist, oder aber, mir den Donnerstagabend wieder im Kalender zu blocken.


Also legen Sie los mit Ihrem Personal Kanban, das Prinzip ist einfach und schnell umzusetzen.


Vorenthalten möchte ich Ihnen nicht überraschende Aussagen zum Thema „Prioritäten setzen“.


Überraschende Aussagen zum Prioritäten setzen?

Einerseits ist der WIP (Work in Progress), also die Begrenzung der Aufgaben für einen selbstdefinierten Zeitraum, eine gute Idee, um sicherzustellen, dass die Erwartung an die eigene Leistungsfähigkeit und die realen Bedingungen besser aufeinander abgestimmt sind. Gleichzeitig wird über den WIP von z.B. vier nicht deutlich, wie umfangreich und zeitintensiv die jeweiligen Aufgaben sind. Auch wird damit keine Aussage getroffen, wie wichtig oder dringlich eine Aufgabe ist.


Dazu trifft Jim Benson in seinem Buch Personal Kanban ein paar nicht zwangsläufig neue, aber vielleicht auch für Sie überraschende Aussagen.


Sie kennen das Eisenhower-Prinzip und die weiterentwickelte Version von Stephen Covey? Wunderbar, dann überspringen Sie den folgenden Absatz. Wenn nein, hier die Kurzversion oder lesen Sie meinen Blogartikel vom 27.November 2017 „Prioritäten setzen – kurz und knackig“. Covey nennt die Quadranten Notwendigkeit (wichtig/dringend), Qualität (wichtig/nicht dringend), Täuschung (nicht wichtig/dringend) und Verschwendung (nicht wichtig/nicht dringend).


Panikquadrant

Jim Benson nennt den Quadranten Notwendigkeit, den Panikquadranten. Eine interessante Assoziation, vor allem verbunden mit den Fragestellungen, warum dieser Quadrant gefüllt ist, wie sich mögliche Antworten auf diese Notfälle finden lassen, und ob sie durch ein bestimmtes Verhalten, wie z.B. das Aufschieben zustande kommen. Es lohnt sich definitiv, darüber nachzudenken.


Kaizen-Quadrant

Der Quadrant Qualität wird zum Kaizen-Quadrant: Das Arbeiten an diesen Aufgaben schafft Qualität in der Zukunft, z.B. indem Fähigkeiten aufgebaut, Engpässe aus der Welt geschafft und Effektivität ermöglicht wird. Diese Aufgaben bringen eher mittel- und langfristige Ergebnisse und werden gerne zugunsten der kurzfristigen vernachlässigt, solange, bis sie im Panikquadranten auftauchen. Also Fokus – hier!


Quadrant der sozialen Investition

Quadrant der sozialen Investition lautet die Übersetzung für Coveys Bezeichnung „Täuschung“. Grundsätzlich gilt es, diese Aufgaben einzuschränken und gleichzeitig kommt hier die Frage nach dem Kontext zum Tragen. Anstatt von vorneherein die von außen auferlegten Anrufe, Besuche und Besprechungen zu vermeiden, hat die Idee, sich nach zukünftigen positiven Auswirkungen zu fragen, seinen Charme. Könnte nicht aus einer, der sechs Verabredungen mit potentiellen Kunden zum Abendessen, ein Auftrag werden? – Ein wertvoller Gedanke, auch wenn ich nicht von vorne herein weiß, ob meine Rechnung aufgeht.


Die Überraschung

Laut Covey steht der Quadrant für Verschwendung. Stempel drauf und weg mit den Aufgaben. Überraschend die Haltung, ihn als den organischen Quadranten, als Garten zu betrachten, indem neue Möglichkeiten wachen. Indem Chancen stecken, der einlädt zum Experimentieren und Spaß haben. Deshalb heißt er: Inspiration – zukünftiger Wert.

Bemerkenswert: Anstatt starrer Einteilung, den Kontext betrachten und im Fluss bleiben, sprich nichts von vorneherein verwerfen.


Die Intention der Quadranten auf den Punkt gebracht

  • Notfälle bekämpfen
  • Verbesserungen umsetzen
  • Zeit für soziale Investitionen
  • Neue Möglichkeiten erforschen


Keine Frage bei den ersten beiden handelt es sich um Arbeit, die Wert schafft, bei den letzten beiden entsteht der Wert erst über die Zeit.


Das Credo

Entgegen der Vorabbestimmung von Prioritäten mit einem Prioritätenfilter arbeiten, der es erlaubt, Prioritäten kontextbezogen flexibel und zu jedem beliebigen Zeitpunkt neu zu bestimmen.


Ein passender Gedanke für das Arbeiten in der VUCA-Welt, in der vieles im Fluss ist.


Lust es auszuprobieren? – Ich bin dabei!



Kategorie:Blogs von Ulrike Regenscheidt 20. Februar 2018

Autor:Ulrike Regenscheidt

http://www.consens-regenscheidt.de

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