Effektive Besprechungen statt Langeweile – so gelingt es!

Ich erinnere mich noch gut, als ich als frisch gebackene Betriebswirtin meinen ersten Job als educational service administrator beim damals 3.größten Computerhersteller weltweit Digital Equipment antrat und in den ersten Meetings saß. Meine Kollegen, Trainer und Berater, mein Chef, die Sekretärin. Mir gingen die Meetings auf die Nerven. Großes Palaver, viel Zeit und … was hat’s gebracht? Gerne hätte ich derweil was anderes erledigt. … und heute … es hat sich nicht viel geändert. Laut einer Studie empfinden von 80% der befragten Führungskräfte 60% der Meetings als reine Zeitverschwendung. Ich habe damals meinem Unmut kundgetan und „durfte“ dann das nächste Meeting mit meinen zarten 23 Jahren moderieren – musste erstmal schlucken, aber o.k. Es lief gut und es ist uns gelungen, alle Themen in der zur Verfügung stehenden Zeit zu besprechen. Daraus jetzt abzuleiten, dass es nur eines fähigen Moderators braucht, der auf die Zeit und Einhaltung der Agenda achtet, ist sicher zu kurz gegriffen. In der damaligen Situation spielten vermutlich verschiedene Aspekte eine Rolle. Vielleicht haben es mir meine Kollegen leicht gemacht oder sie wollten es sich selbst beweisen, dass sie es besser können. Möglich, dass sie auf-grund der Situation konzentrierter oder interessierter waren. Wie auch immer, ich war damals sehr zufrieden.

7 Gründe für unerfreuliche Besprechungen

Danach gefragt, was Besprechungen für Sie langweilig oder unangenehm macht, wie lauten Ihre Antworten? Ist es die Selbstdarstellung oder Rechthaberei? Die Tatsache, dass einige oder alle Anwesenden unvorbereitet sind und dies zu kaschieren versuchen oder latente Konflikte ausgetragen werden? Es geht nicht um Lösungen oder Diskurs, sondern darum, sich mit seinen Interessen durchzusetzen oder aber bereits Beschlossenes nachträglich zu legitimieren. Nicht diejenigen mit guten Argumenten setzen sich durch, eher die rhetorisch Gewiefteren.

Erfolgsfaktoren für effektive Besprechungen

Ganz schlicht könnte man sagen, die oben genannten Punkte abstellen. Ja stimmt, damit wäre schon viel gewonnen. Des Übels Wurzel liegt jedoch noch etwas tiefer, denn ein Meeting ist in gewisser Weise ein Ausschnitt der allgemeinen Zusammenarbeit und Führungskultur. Jetzt zu warten, bis sich die Kultur ändert – und das tut sie ja nicht von alleine, weil alle Beteiligten Teil der Kultur sind -, erscheint langatmig und mühsam. Was könnte ein Quick-Win sein? Auf wen oder was haben Sie den größten, weil unmittelbaren Einfluss. Richtig – auf sich selbst und Ihr Team, Ihre Abteilung.

Praxistipp

Mit welcher Haltung können Sie und Ihr Team Ihre Besprechungen effektiver gestalten? Was ändert sich dadurch? Mal angenommen Sie beobachten rechthaberisches Verhalten im nächsten Teammeeting. Was wäre stattdessen besser?

• Den Dialog zu unterbrechen
• Zusammenfassen, was bisher inhaltlich gesagt wurde
• Beide Seiten fragen, ob die Zusammenfassung so stimmt. Wenn ja, was für sie ein guter nächster Schritt wäre, um z.B. zu einer Einigung zu kommen, oder was für sie noch wichtig ist, um zu einer Einigung zu kommen.
• Bei der anderen Person nachfragen, inwieweit das für sie möglich, passend ist.

Mit welcher Haltung gelingt dies? MitAllparteilichkeit– Erkunden, was beide Seiten benötigen, damit es in Richtung Ziel weitergehen kann. Wenn möglich, sorgen Sie für gegenseitiges Verständnis und Wertschätzung zwischen den Parteien.

Aktivieren Sie all Ihre kommunikativen Fähigkeiten. Das bedeutet unter Umständen harte Arbeit und ist ggf. in der Rolle des Moderators, Führungskraft leichter, als in der Rolle der Teilnehmerin. Allparteilich zu sein, in einem Meeting, in dem die eigenen Interessen und die eigene Person vertreten werden wollen, geht natürlich nur situativ.

Eine grundsätzlich förderliche Haltung für alle an der Besprechung Beteiligten liegt darin, nach dem „Besser“ Ausschau zu halten. Was verbessert unsere Situation? Was wollen wir verändern, damit es besser wird? … Sicher lohnt es sich für eigene Ideen einzustehen, genauso wichtig ist es, sich zu fragen, was bedeutet die Lösung, das Ziel für den Einzelnen, welche Auswirkungen hat es, welche Unsicherheiten, Ängste, Chancen und Herausforderungen sind damit verbunden. Diese Fragen genauso ernst zu nehmen wie die inhaltlichen Aspekte, kann wesentlich dazu beitragen, Besprechungen für alle angenehmer zu gestalten.

EINSPRUCH

Ich höre ihn schon, den Ausruf – es geht doch hier um die Sache und nicht um Befindlichkeiten – ehrlich gesagt, das halte ich für einen Trugschluss. In der Sache kommen Sie schneller voran, wenn die weichen Faktoren berücksichtigt werden. Es ist nur ungewohnt und erfordert Mut.

Gerne übernehme ich sowohl die Rolle der Mutmacherin und Impulsgeberin. Im nächsten Blog gibt es einige praxiserprobte Ideen aus dem Nudging. Das Ziel: Effektive Besprechungen, die Spaß machen, weil sie was bringen in Richtung einer starken zukunftsfähigen Organisation. Go for it!

Kategorie:Blogs von Ulrike Regenscheidt 20. Mai 2018