20+ Nudges für Besprechungen, die Spaß machen

Ein Nudge was ist das denn? Nudge bedeutet so viel wie Schubs und ist ein Begriff aus der Verhaltensökonomie, der von Richard Thaler und Cuss Sandstein geprägt wurde. Die Autoren verstehen darunter eine Methode, wie menschliches Verhalten angestoßen werden kann, ohne Verbote, Gebote oder ökonomische Anreize schaffen zu müssen* Quelle (Wikipedia)

Einige der Ideen zu diesem Blogartikel stammen aus dem Buch „Meet up!“ von Martin Eppler und Sebastian Kernbach. Wie lassen sich also Meetings so anschubsen, dass sie kürzer werden, konzentrierter ablaufen, Ergebnisse bringen und Spaß machen?

Revolution gegen den König von Blabla – Besprechungen kürzen

Die Länge von Besprechungen lässt sich beeinflussen, indem sie z.B. im Stehen abgehalten werden, das wird auf die Dauer unbequem. Stellen Sie gut sichtbar einen Wecker auf, so dass die verstrichene Zeit für jeden ablesbar ist. Kürzer können Besprechungen auch durch einen geschickt gewählten Zeitpunkt werden, z.B. vor der Mittagspause oder dem allgemeinen Feierabend.

Um die Pünktlichkeit zu erhöhen, bietet es sich an, zum vereinbarten Zeitpunkt zu beginnen und nicht zu warten, bis alle da sind. Es ist einfach unangenehm, sich „Entschuldigung murmelnd“ in den Raum zu schleichen. Eine Strafzahlung, z.B. in die allgemeine Kaffeekasse für jede Minute Verspätung, kann ebenfalls Wirkung zeigen.

Gegen einschläfernde PowerPoint Präsentationen hilft Pecha Kucha, eine Technik, die vom Architekturbüro Klein-Dytham in Tokio entwickelt wurde. Auf den Punkt gebracht bedeutet sie: Maximal 20 Folien, die Folie bleibt maximal 20 Sekunden sichtbar, enthält keinen Text und keine Graphiken, sondern jeweils 1 Bild. So dauert jede Präsentation maximal 6 Minuten und 40 Sekunden. Es spricht natürlich nichts dagegen, sich eine eigene Pecha Kucha bleibt Regel zu stricken.

Vom Hölzchen zum Stöckchen – Fokus in Besprechungen

Zwei gewagte Tipps sind das dezente Versprühen von Zitrusduft oder am Eingang des Raumes eine Ladestation für Handys einzurichten. Für ganz Mutige löschen Sie das Licht, stellen Sie Handys und Computer aus und lauschen Sie so dem Text.

Weniger spektakulär, deswegen aber nicht weniger wirkungsvoll, die Resultate-Statistik. Sie entsteht fast automatisch, wenn Entscheidungen und Ergebnisse, z.B. am Flipchart festgehalten werden. Steht nichts drauf, dann … .

Auch das Visualisieren von Beiträgen zur Lösungssuche oder Entscheidungsfindung, z.B. in Form einer Mind Map, ermöglichen es zu fokussieren: Was wurde schon gesagt, welche Möglichkeiten haben wir, wie bewerten wir diese, z.B. mit einer Punktabfrage, und was ist ein guter nächster Schritt.

Orientierung statt Blindflug

Der Klassiker ist die Agenda. Sie wird vor der Besprechung mit der Einladung versendet, kann zu Beginn der Veranstaltung mit weiteren, z.B. tagesaktuellen Punkten ergänzt werden und ist während der Besprechung für alle sichtbar im Raum vorhanden. Sobald ein Punkt bearbeitet wurde, wird sie um das entsprechende Ergebnis ergänzt.

Neben der visuellen Orientierung können Sie im Raum verschiedene Zonen für unterschiedliche Aktivitäten wie Ideen sammeln, präsentieren, einzelne Punkte diskutieren und Entscheidungen treffen, einrichten. Je nach Aktivität gehen die Besprechungsteilnehmer in die einzelnen Zonen. Diese räumlichen Anker unterstützen nicht nur die Orientierung, sondern auch die Fokussierung. Je nachdem, wie lange in den einzelnen Zonen verweilt wird, ergeben sich Hinweise für den Fortschritt der Besprechung.

Eine weitere Orientierung, die zu dem stark teilnehmerbezogen ist, bietet die universelle Besprechungsagenda nach Axelrod.

Stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen zu den Punkten:

• Willkommen heißen:Wie ermöglichen wir einen motivierenden Start für alle?
• Personen und Aufgabe vorstellen:Wie bringen wir die Teilnehmer zusammen?
• Situation klären:Wie kann Neugierde und Engagement für das Thema geschaffen werden?
• Optionen und Wünsche sichten:Wie lassen sich Ideen aller mobilisieren?
• Verantwortliche bestimmen:Wie schaffen wir eine faire Verteilung von Aufgaben?
• Stimmigen Abschluss finden:Was sind die Learnings aus dem Ablauf der Besprechung?

Weg mit – Alle schlafen einer spricht

Eine leicht adaptierte Version der aus der Workshop-Moderation stammenden Form der „Vernissage“ macht es möglich. Statt der üblichen PowerPoint werden Plakate von den zu diskutierenden Themen angefertigt und die Teilnehmer kommen schon körperlich in Bewegung, während sie sich die Plakate anschauen und die Inhalte diskutieren. Als Teaser für’s Diskutieren können zusätzlich Fragen vorbereitet werden.

Interessant auch der Think-Pair-Share-Nudge:

Die Idee: Jeder überlegt erstmal für sich. Diese Gedanken, Ideen werden dann zu zweit besprochen und erst anschließend in der großen Gruppe geteilt. Dies sorgt für den notwendigen sozialen Rückhalt durch das 4-Augengespräch und in kleinen Gruppen vordiskutierte Ideen finden interessanterweise mehr Akzeptanz im Plenum. Beides wurde wissenschaftlich bewiesen.

Erfolgsversprechend auch der Höchster als Letzter Nudge, bei dem der ranghöchste Teilnehmer seine Beiträge als letzter vorstellt.

Und nun – Wer macht was – wirklich!

Hier kann eine Anleihe aus dem Personal Kanban einen Anreiz liefern. Auf einem Board stehen 4 Spalten – Mitarbeiterin, Aufgaben, In Bearbeitung, Erledigt. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter sich in welchem Stadium befinden. Für Aufgaben, bei denen ein Mitarbeiter nicht weiterkommt, bietet das Peer-Coaching eine gute Möglichkeit mit einer selbstgewählten Person über das Thema zu sprechen und sich Lösungsideen geben zu lassen.

Prima auch, der Silent-Finish-Nudge. 15 Minuten vor Besprechungsende haben alle Anwesenden Zeit, in Ruhe an den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten.

Ein weiterer Nudge, der dazu beiträgt, dass sich Mitarbeiter zu einem produktiven Verhalten entschließen, dazu kann ein Schnell-Evaluationsbogen mit drei Fragen eingesetzt werden. Frage 1: Welchen Beitrag konnte ich heute im Meeting leisten? Frage 2: Welche Aufgaben werde ich übernehmen? Frage 3: War die Teilnahme an der Besprechung für mich sinnvoll.

Stellen Sie diese drei Fragen schon zu Beginn des Meetings vor und legen Sie für jeden Teilnehmer einen Bogen aus.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und Entwerfen eigener Nudges für mehr Input … ich bin da und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Kategorie:Blogs von Ulrike Regenscheidt 7. Juni 2018